Мы все были там: бесконечные встречи, которые тянутся часами, но так и не приносят конкретных результатов. Казалось бы, что сложного в том, чтобы собрать коллег в одной комнате (или Zoom)? Но в реальности неэффективные совещания — это одна из главных причин потери времени, ресурсов и вовлечённости сотрудников.
Как же сделать так, чтобы каждое совещание было продуктивным, а не очередной тратой Вашего рабочего дня?
Вот несколько проверенных практик, которые можно адаптировать под любую корпоративную культуру:
Каждая встреча должна иметь структурированную повестку с конкретными пунктами. Лучше всего отправить ее участникам за день до встречи, чтобы они могли подготовиться.
Одна из ключевых ролей — это человек, который будет следить за повесткой дня и возвращать обсуждение к основной теме, если оно уходит в сторону. В Microsoft эту роль часто берут на себя руководители, чтобы поддерживать фокус.
Например, на собрание выделите 30 минут. Если вы можете решить вопрос за 15 минут — отлично! Таймер станет вашим лучшим другом.
Исследования показывают, что оптимальный размер группы для продуктивного обсуждения — 5–7 человек. Больше людей - больше хаоса. Мы рекомендуем приглашать только тех, кто действительно необходим для принятия решений.
После каждого совещания должно быть ясно, кто за что отвечает и какие шаги будут предприняты дальше. Без четкого плана действий даже самое продуктивное обсуждение теряет смысл.
Попросите участников оценить эффективность встречи. Это поможет Вам улучшить процесс и сделать будущие обсуждения еще более результативными.
В LK Consulting мы часто видим, как грамотно выстроенные встречи становятся сильным управленческим инструментом.
Если вы хотите внедрить культуру эффективных встреч — начните с малого.
А если хотите выстроить её системно — давайте обсудим, с чего лучше начать.
Как же сделать так, чтобы каждое совещание было продуктивным, а не очередной тратой Вашего рабочего дня?
Вот несколько проверенных практик, которые можно адаптировать под любую корпоративную культуру:
- Определите цель и создайте четкую повестку
Каждая встреча должна иметь структурированную повестку с конкретными пунктами. Лучше всего отправить ее участникам за день до встречи, чтобы они могли подготовиться.
- Назначьте модератора
Одна из ключевых ролей — это человек, который будет следить за повесткой дня и возвращать обсуждение к основной теме, если оно уходит в сторону. В Microsoft эту роль часто берут на себя руководители, чтобы поддерживать фокус.
- Установите жесткие временные рамки
Например, на собрание выделите 30 минут. Если вы можете решить вопрос за 15 минут — отлично! Таймер станет вашим лучшим другом.
- Сократите количество участников
Исследования показывают, что оптимальный размер группы для продуктивного обсуждения — 5–7 человек. Больше людей - больше хаоса. Мы рекомендуем приглашать только тех, кто действительно необходим для принятия решений.
- Завершите встречу действиями
После каждого совещания должно быть ясно, кто за что отвечает и какие шаги будут предприняты дальше. Без четкого плана действий даже самое продуктивное обсуждение теряет смысл.
- Получите обратную связь
Попросите участников оценить эффективность встречи. Это поможет Вам улучшить процесс и сделать будущие обсуждения еще более результативными.
В LK Consulting мы часто видим, как грамотно выстроенные встречи становятся сильным управленческим инструментом.
Если вы хотите внедрить культуру эффективных встреч — начните с малого.
А если хотите выстроить её системно — давайте обсудим, с чего лучше начать.